GAUCHA recebeu atualizações que impactam no seu fluxo de atendimento

Gestão Administrativa e Unificada de CHAmados (GAUCHA)
Gestão Administrativa e Unificada de CHAmados (GAUCHA)

O sistema Gestão Administrativa e Unificada de CHAmados (GAUCHA) recebeu atualizações nas últimas semanas, principalmente relacionadas a notificações de e-mail e que impactam no seu fluxo de atendimento. 

Foi configurado um novo recurso no sistema que permite coletar e-mails e, deste modo, foi alterado o seu endereço de envio (remetente) de nao.responder@unipampa.edu.br para gaucha@unipampa.edu.br.

Com a ativação do recurso é possível a inserção de Acompanhamentos e Documentos respondendo um e-mail de chamado (considerar a correta observação OBS.01”). Portanto, seguem os detalhes das ações:

Ação Por e-mail Pelo sistema
Criar chamado¹ OK
Acompanhamento OK OK
Documento² OK OK
Pesquisa de satisfação OK

¹ A criação de chamados é restrita pelo sistema e específica aos usuários institucionais. Porém, foi liberado um formulário público denominado “Contato DTIC” que preenchido cria um chamado e é específico aos usuários externos. ² Arquivo anexado no e-mail será anexado no chamado.

OBS. 01: Para a inserção de Acompanhamentos e Documentos por e-mail, os usuários deverão responder com o seu endereço institucional “@unipampa.edu.br”, (verificar o informe Novo e-mail institucional UNIPAMPA em parceria com a Google for Education). 

O objetivo da liberação do recurso é permitir que os usuários possam responder por e-mail (agilizando o processo de atendimento) e ao mesmo tempo a sua interação é inserida no chamado (registro de informações). Anterior a este recurso, as respostas de e-mail eram ignoradas.

Também, adicionado ao uso do recurso, existem agora as respostas automáticas. Caso o usuário escreva/responda um e-mail fora do escopo aceitável pelo sistema, receberá uma resposta automática com instruções, sendo exemplos:

Ação Resposta automática
E-mail direto para “gaucha@unipampa.edu.br” sem a existência de um chamado Resposta automática de e-mail recusado e orientações
E-mail com o remetente não sendo um endereço institucional “@unipampa.edu.br” Resposta automática de e-mail recusado e orientações
E-mail para um chamado encerrado/fechado Resposta automática devido ao chamado estar com ciclo de vida encerrado/fechado e solicitando ao usuário a criação de um novo chamado
E-mail para uma resposta de pesquisa de satisfação Resposta automática com a recusa, pois a pesquisa de satisfação é aceita apenas pelo sistema
E-mail para uma resposta automática E-mail será automaticamente excluído. No cabeçalho das respostas automáticas existe a informação:
“=-=-=-= Esta é uma mensagem automática. Por favor, não responder este e-mail pois será descartado pelo sistema =-=-=-=”

Outra vantagem é caracterizada por um procedimento interno na DTIC que monitora os serviços de TIC. Este monitoramento, quando diagnosticar um incidente (dentro dos parâmetros definidos), criará um chamado no sistema, para que as equipes de TIC possam solucionar o mais breve possível e servindo de base para registros.

Por fim, demais recursos foram implantados no sistema, como dos plugins:

  • Alertas: Permite notificar usuários (dentro de um escopo definido) sobre possíveis informações, problemas e demais.
  • Formulários: Permite a criação de chamados através de um formulário. Isso flexibiliza e restringe a criação do chamado que é atrelado e baseado nas informações do formulário para um devido atendimento.